Übersicht

Meldung zur Sozialversicherung und Meldefristen

Bei der Meldung zur Sozialversicherung muss man unterscheiden zwischen Anmeldungen, Abmeldungen, Änderungsmeldungen oder weiteren Formen. Je nachdem, um welche Art der Meldung es sich handelt, gelten unterschiedliche Fristen. Hier finden Sie eine Übersicht der Meldungen zur Sozialversicherung.

Die Einzugsstellen haben im Einvernehmen mit den Rentenversicherungsträgern festgestellt, dass die Kennzeichnung einer Mehrfachbeschäftigung im Meldeverfahren nicht zur einer Qualitätsverbesserung der Meldungen führt. Die Tatbestände können auch ohne diese Kennzeichnung eindeutig festgestellt werden. lnsofern wird das Kennzeichen zum 1. Januar 2021 aus dem Arbeitgeber-Meldeverfahren gestrichen.

Wann muss eine Meldung bei der Sozialversicherung erfolgen?

Wenn ein Mitarbeiter den Betrieb verlässt oder ein neuer Kollege hinzukommt, muss der Arbeitgeber dies bei der zuständigen Krankenkasse melden. Ebenso ist eine Meldung bei der Sozialversicherung fällig, wenn sich ein Beschäftigungsverhältnis ändert oder es beispielsweise von Elternzeit unterbrochen wird. Bei jeder Sozialversicherungsmeldung muss der Abgabegrund in Form von bestimmten Zahlenschlüsseln eingetragen werden.

Hinweis: Fällt der letzte Tag der Meldefrist auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, endet die Frist zur Abgabe der Meldung erst mit Ablauf des nächsten Werktages.

Versicherungsnummernachweis (Sozialversicherungsausweis)

Was ist ein Sozialversicherungsausweis?

Der Sozialversicherungsausweis (SV-Ausweis) enthält neben persönlichen Daten auch die (Sozial-) Versicherungsnummer. Diese Versicherungsnummer ist grundsätzlich unveränderbar und unter dieser Nummer wird das Versichertenkonto bei der Rentenversicherung geführt.

Was ändert sich zum 1. Januar 2023?

Zum 31. Dezember 2022 wird der bisher bekannte Sozialversicherungsausweis abgeschafft und wird zukünftig nicht mehr als Nachweis der Versicherungsnummer genutzt. Dadurch entfällt auch die Pflicht der Vorlage beim Arbeitgeber, stattdessen wird für die Arbeitgeber die bisher optionale elektronische Versicherungsnummernabfrage (Datensatz DSVV) verpflichtend.

Sollte der Beschäftigte noch keine Versicherungsnummer haben, wird diese von der Rentenversicherung neu vergeben. Hierüber erhält der Arbeitgeber dann eine Rückmeldung. Der Beschäftigte bekommt von der Rentenversicherung einen entsprechenden Versicherungsnummernachweis.

Anforderung und Meldung von Daten zur Neuanlage eines Arbeitgeberkontos

Krankenkassen fordern die für die Neuanlage eines Arbeitgeberkontos notwendigen Angaben ab 1. Januar 2023 maschinell bei den Arbeitgebern an. Für die elektronische Übermittlung der Daten wurde der neue Datensatz DSAK (Datensatz Arbeitgeberkonto) erstellt. Sollten die erforderlichen EDV-Anpassungen durch die Softwarehersteller der Arbeitgeber zum genannten Stichtag noch nicht erfolgt sein, gilt eine Übergangsfrist bis 30. Juni 2023.

Im DSAK haben Arbeitgeber die Möglichkeit folgende Daten zu übermitteln:

  • Grunddaten des Arbeitgebers
  • Abweichende Korrespondenzanschrift
  • Dienstleister
  • Erklärung zur Teilnahme an der Umlage 1
  • Erteilung eines SEPA-Mandats

Bestandsprüfungen von Sozialversicherungsmeldungen

Seit dem 1. Januar 2018 finden die Bestandsprüfungen nach § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 SGB IV Anwendung. Ab diesem Zeitpunkt werden die von den Arbeitgebern übermittelten DEÜV-Meldungen verpflichtend gegen den Datenbestand der Krankenkasse geprüft.

Stellt die Krankenkasse bei dieser Prüfung eine Abweichung zwischen den gemeldeten und den im Bestand der Krankenkasse gespeicherten Daten fest, hat sie diese Abweichung mit dem Arbeitgeber aufzuklären. Enthielt die Sozialversicherungsmeldung unzutreffende Angaben, ist sie grundsätzlich zu stornieren und neu zu erstatten. Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass die Krankenkasse die Meldung zur Sozialversicherung im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber ändert. In diesem Fall hat sie den Arbeitgeber maschinell über die vorgenommene Änderung zu informieren.

Meldung zur Sozialversicherung: Datenbaustein DBBM

Jedoch können nicht alle Daten von der Krankenkasse geändert werden. Die änderbaren fachlichen Werte, beispielsweise der Beschäftigungszeitraum oder das erzielte Arbeitsentgelt, wurden nunmehr festgelegt und im Datenbaustein Bestandabweichung Meldungen (DBBM) aufgenommen.

Die Rückmeldungen der Krankenkassen erfolgen mit der ursprünglichen Meldung des Arbeitgebers und dem DBBM. Arbeitgeber können die geänderten Daten in ihren Entgeltabrechnungsprogrammen berücksichtigen, haben aber in jedem Fall sicherzustellen, dass aufgrund der Rückmeldung der Krankenkasse die ursprünglich übermittelte Meldung nicht storniert und keine geänderte Meldung abgegeben wird.

Sofern im Einzelfall ein Einvernehmen mit dem Arbeitgeber nicht hergestellt werden kann, weil dieser zwischenzeitlich nicht mehr erreichbar ist oder auf Kontaktanfragen der Einzugsstelle nicht reagiert, kann ersatzweise ein Einvernehmen zur Änderung der Meldung mit dem Beschäftigten hergestellt werden. Änderungen, die von den Einzugsstellen vorgenommen wurden, kann der Arbeitgeber in seinen Bestand übernehmen. Änderungen hinsichtlich der Versicherungsnummer sind jedoch zwingend zu berücksichtigen und in den Bestand zu übernehmen. Sofern eine Meldung nach § 28a SGB IV geändert wurde, hat der Arbeitgeber die gemeldete Person entsprechend § 28a Absatz 5 SGB IV zu unterrichten.

Sofern eine Einzugsstelle eine Meldung nach § 28a Absatz 1 oder 2 SGB IV im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber oder im Einvernehmen mit dem Beschäftigten ändert, hat der Arbeitgeber die insoweit identische Meldung nach § 28a Absatz 10 SGB IV zu stornieren und eine korrigierte Meldung an die Annahmestelle der berufsständischen Versorgungseinrichtungen zu erstatten. Wenn eine Versicherungsnummer geändert wurde, sind zudem die UV-Jahresmeldungen, die mit einer nicht korrekten Versicherungsnummer abgegeben wurden, mit der von der Einzugsstelle übermittelten Versicherungsnummer neu zu erstatten.

Meldung von Saisonarbeitern

Als Saisonarbeiter kommen Arbeitnehmer, Selbstständige oder Erwerbslose für eine vorübergehende Beschäftigung nach Deutschland, um einer vorübergehenden Beschäftigung zum Beispiel in der Landwirtschaft nachzugehen. Arbeitnehmer können Ihre Krankenkasse frei wählen.

Bei der Beschäftigung von saisonal tätigen Arbeitnehmern müssen Arbeitgeber seit dem 1. Januar 2018 auf das geänderte Meldeverfahren für Saisonarbeitnehmer achten. Das Kennzeichen „Saisonarbeitnehmer“ ist bei der Anmeldung aufgrund des Beginns eines Beschäftigungsverhältnisses sowie der gleichzeitigen An- und Abmeldung (Abgabegründe 10 und 40) anzugeben.

Dieses Meldeverfahren betrifft ausdrücklich nur Saisonarbeitnehmer. Als solcher gilt nach der Legaldefinition im § 188 Abs. 4 Satz 5 SGB V, wer vorübergehend für eine versicherungspflichtige befristete Beschäftigung nach Deutschland kommt. Die Tätigkeit darf nur maximal acht Monate ausgeführt werden. Weitere Merkmale für eine saisonale Beschäftigung sind das jahreszeitliche Anfallen der Arbeit, deren jährliche Wiederkehr und der entsprechend erhöhter Arbeitskräftebedarf des Unternehmens.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Krankenkassen erkennen, ob bei der Prüfung und Feststellung der obligatorischen Anschlussversicherung

  • die Maßgaben nach § 188 Abs. 4 Satz 4 SGB V (Saisonarbeitnehmer – Beitragsmöglichkeit innerhalb von drei Monaten nach Ende der Beschäftigung mit Nachweis des Wohnsitzes/ständigen Aufenthaltes) oder
  • die Maßgaben nach § 188 Abs. 4 Satz 1 SGB V (kein Saisonarbeitnehmer – Austrittsmöglichkeit mit Nachweis einer anderweitigen Krankenversicherung innerhalb von zwei Wochen nach Information durch die Krankenkasse)

Anwendung finden.

Die Krankenkassen sind künftig bei der Anmeldung verpflichtet, den Arbeitnehmer über den Krankenversicherungsschutz nach Ablauf des Arbeitsverhältnisses zu informieren.

Stornierung und Neuanmeldung

Sollte die Angabe bei der Anmeldung fehlerhaft gewesen sein oder wurde sie vergessen, muss die Anmeldung storniert werden und mit dem Status „Saisonarbeitnehmer“ erneut erfolgen. Wenn sich der Status während der laufenden Beschäftigung ändert, ist die Anmeldung ebenfalls zu stornieren und das entsprechende Kennzeichen anzugeben. Es entfällt die Forderung nach der Angabe in allen Meldungen. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, zu prüfen, ob der Arbeitnehmer nach dem Beschäftigungsende wieder in sein Heimatland zurückkehrt.

Meldung zur Sozialversicherung: Die IKK Südwest weiß Rat

Wenden Sie sich bei allgemeinen Fragen rund um die Meldung zur Sozialversicherung oder im Speziellen zum Meldeverfahren von Saisonarbeitnehmern an die erfahrenen Mitarbeiter der IKK Südwest – wir sind gerne für Sie da!