Beitragspflichtige Einmalzahlungen

Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt sind Zuwendungen, die dem Arbeitsentgelt zuzurechnen sind und nicht für die Arbeit in einem einzelnen Entgeltabrechnungszeitraum gezahlt werden. Wichtig ist, dass es sich dabei in der Regel um beitragspflichtige Einmalzahlungen handelt. Wir erläutern Ihnen auf dieser Seite ausführlich, was genau eine Einmalzahlung ist und geben Ihnen zahlreiche nützliche Informationen an die Hand – beispielsweise darüber, wie es sich mit einer Einmalzahlung in Elternzeit verhält.

Zu den Einmalzahlungen zählen:

  • Urlaubs- und Weihnachtsgeld
  • Gewinnbeteiligungen und Gratifikationen
  • Auszahlungen von nicht in Anspruch genommenem Urlaub
  • Jubiläumszuwendungen, Heirats- und Geburtsbeihilfen

Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt versicherungspflichtig Beschäftigter ist grundsätzlich dem Entgeltabrechnungszeitraum zuzuordnen, in dem es gezahlt wird. Sofern die Zahlung nach Beendigung oder bei Ruhen des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt, ist das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt dem letzten Entgeltzahlungszeitraum des laufenden Kalenderjahres zuzuordnen, auch wenn dieser nicht mit Arbeitsentgelt belegt ist (§ 23a SGB IV).

Einmalzahlungen sind, sofern die Bemessungsgrenzen nicht überschritten werden, beitragspflichtig in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.

Beitragspflicht gilt aber nur dann, wenn eine vertraglich vereinbarte Einmalzahlung auch tatsächlich ausgezahlt wird.

Für die Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge werden Einmalzahlungen normalerweise dem Gehaltsmonat zugeordnet, in dem sie ausgezahlt werden. Um festzustellen, ob es sich um eine beitragspflichtige Einmalzahlung handelt und bis zu welcher Höhe für eine Einmalzahlung Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen, muss die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze bis zu dem Monat ermittelt werden, in dem die Sonderzahlung stattfindet. Grundlage dafür sind die sogenannten Sozialversicherungstage. Die jährlichen Beitragsbemessungsgrenzen werden durch 360 geteilt und anschließend mit der Anzahl der bereits angefallenen Sozialversicherungstage multipliziert. Beitragsfreie Zeiten, zum Beispiel während des Bezugs von Krankengeld, sowie Beschäftigungszeiten bei einem anderen Arbeitgeber werden nicht mitgezählt.

Erhalten die Mitarbeiter mehrere Einmalzahlungen pro Jahr, zum Beispiel im Juli Urlaubs- und im November Weihnachtsgeld, muss für die Feststellung der Beitragspflicht bei der Zahlung des Weihnachtsgeldes die erste Sonderzahlung mitberücksichtigt werden. Sofern sie beitragspflichtig war, wird sie zum erhaltenen laufenden Gehalt addiert.

Beispiele (Angaben gelten für 2023):

Mehrere Einmalzahlungen innerhalb eines Kalenderjahres

Mitarbeiter A ist seit dem 1. Mai des Vorjahres bei der Firma B (Sitz: alte Bundesländer) beschäftigt. Er verdient pro Monat 4.950 Euro. Im Juli des laufenden Kalenderjahres erhält er 1.000 Euro Urlaubsgeld, im November 2.000 Euro Weihnachtsgeld.

Feststellung der Beitragspflicht beim Urlaubsgeld
  • Sozialversicherungstage bis Ende Juli: 210
  • Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Krankenversicherung:
    59.850 : 360 x 210 = 34.912,50 Euro
  • Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Rentenversicherung:
    87.600 : 360 x 210 = 51.100 Euro
  • Laufendes Gehalt bis einschließlich Juli: 34.650 Euro

Damit liegt Mitarbeiter A mit 262,50 Euro unter der Grenze für die Krankenversicherung und mit 16.450 Euro unter der Grenze für die Rentenversicherung.

Für sein Urlaubsgeld bedeutet das Folgendes:

In der Krankenversicherung sind 262,50 Euro des Urlaubsgeldes beitragspflichtig, die restlichen 737,50 Euro sind beitragsfrei. In der Rentenversicherung ist das gesamte Urlaubsgeld beitragspflichtig.

Feststellung der Beitragspflicht beim Weihnachtsgeld:
  • Sozialversicherungstage bis Ende November: 330
  • Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Krankenversicherung:
    59.850 : 360 x 330 = 54.862,50 Euro
  • Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Rentenversicherung:
    87.600 : 360 x 330 = 80.300 Euro
Krankenversicherung:
  • Laufendes Gehalt bis einschließlich November: 54.450 Euro
  • Zuzüglich beitragspflichtiger Anteil des Urlaubsgeldes im Juli: 262,50 Euro
  • Ergeben an Gesamteinkünften: 54.712,50 Euro

Damit liegt Mitarbeiter A mit 150,- Euro unter der anteiligen Bemessungsgrenze für die Krankenversicherung.

Rentenversicherung:
  • Laufendes Gehalt bis einschließlich November: 54.450 Euro
  • Zuzüglich beitragspflichtiges Urlaubsgeld im Juli: 1.000 Euro
  • Ergeben an Gesamteinkünften: 55.450 Euro

Damit liegt Mitarbeiter A mit 24.850 Euro unter der Grenze für die Rentenversicherung.

Für sein Weihnachtsgeld bedeutet das Folgendes:

In der Krankenversicherung sind 150 Euro des Weihnachtsgeldes beitragspflichtig, die restlichen 1.850 Euro sind beitragsfrei. In der Rentenversicherung ist das gesamte Weihnachtsgeld beitragspflichtig.

Erhält ein Mitarbeiter in dem Monat, in dem eine Einmalzahlung gewährt wird, kein laufendes Arbeitsentgelt, weil er zum Beispiel Krankengeld bezieht oder Elternzeit genommen hat, wird die Einmalzahlung dennoch diesem Monat zugeordnet. Die Feststellung der Beitragspflicht erfolgt nach dem gleichen Muster wie im Beispiel oben. Allerdings wird bei einer Einmalzahlung in Elternzeit oder beim Bezug von Krankengeld unter dem laufenden Gehalt nur das tatsächlich gezahlte Arbeitsentgelt berücksichtigt. Bei den Sozialversicherungstagen zählen nur die Kalendertage, an denen Beitragspflicht bestanden hat.

Beispiel (Angaben gelten für 2023):

Einmalzahlung während des Bezuges von Krankengeld:

Mitarbeiter C ist seit dem 1. August des Vorjahres bei der Firma D beschäftigt. Er verdient pro Monat 4.100 Euro. Seit dem 21. Juni des laufenden Kalenderjahres bezieht er Krankengeld. Im Juli erhält er während seiner Arbeitsunfähigkeit 2.000 Euro Urlaubsgeld.

  • Sozialversicherungstage bis Ende Juli: 170 (210 – 40 beitragsfreie Tage des Krankengeldbezuges)
  • Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Krankenversicherung:
    59.850 : 360 x 170 = 28.262,50 Euro
  • Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Rentenversicherung:
    87.600 : 360 x 170 = 41.366,67 Euro
  • Laufendes Gehalt bis einschließlich Mai (5 x 4.100 Euro): 20.500 Euro
  • Laufendes Gehalt Juni (geringeres Gehalt wegen Krankengeldbezug): 2.000 Euro
  • Gesamt: 22.500 Euro

Damit liegt Mitarbeiter C mit 5.762,50 Euro unter der Grenze für die Kranken- und mit 18.866,67 Euro unter der Grenze für die Rentenversicherung.

Für sein Urlaubsgeld bedeutet das Folgendes:

Sowohl in der Kranken- als auch in der Rentenversicherung ist das Urlaubsgeld in voller Höhe beitragspflichtig.

Da während eines unbezahlten Urlaubs Versicherungspflicht besteht, müssen hier die Sozialversicherungstage in voller Höhe berücksichtigt werden. Beim laufenden Gehalt werden jedoch nur die tatsächlich ausgezahlten Bezüge angerechnet.

Beispiel (Angaben gelten für 2023):

Unbezahlter Urlaub während des Beurteilungszeitraums:

Mitarbeiter E ist seit dem 1. Februar des Vorjahres bei der Firma F beschäftigt. Er verdient pro Monat 4.700 Euro. Vom 1. bis 31. Mai des laufenden Kalenderjahres nimmt er unbezahlten Urlaub. Im Dezember erhält er ein volles Gehalt als Weihnachtsgeld.

Sozialversicherungstage bis Ende Dezember: 360, dass heißt die Bemessungsgrenzen werden hier in voller Höhe zugrunde gelegt.

  • Krankenversicherung: 59.850 Euro
  • Rentenversicherung: 87.600 Euro
  • Laufendes Gehalt im aktuellen Kalenderjahr (11 x 4.700 Euro, ein Monatsgehalt entfällt aufgrund des unbezahlten Urlaubs): 51.700 Euro
  • Damit liegt Mitarbeiter E mit 8.150 Euro unter der Grenze für die Kranken- und mit 35.900 Euro unter der Grenze für die Rentenversicherung.

Für sein Weihnachtsgeld bedeutet das Folgendes:

Sowohl in der Kranken- als auch in der Rentenversicherung ist das Weihnachtsgeld in voller Höhe beitragspflichtig.

Hätte Mitarbeiter E keinen unbezahlten Urlaub genommen, wäre das Weihnachtsgeld in der Krankenversicherung nur mit 3.450 Euro beitragspflichtig gewesen. In der Rentenversicherung hätte sich nichts geändert.

Erhält ein Mitarbeiter, der den Betrieb verlassen hat, nachträglich noch eine Einmalzahlung, zum Beispiel eine Vergütung von nicht in Anspruch genommenem Urlaub, wird sie dem letzten Monat der Beschäftigung zugeordnet. Das Gleiche gilt, wenn die Einmalzahlung während einer Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses oder während eines unbezahlten Urlaubs, anfällt. Zur Feststellung der Sozialversicherungspflicht ermitteln Sie die anteiligen Bemessungsgrenzen bis einschließlich des letzten Monats, in dem der Mitarbeiter in Ihrem Betrieb gearbeitet hat.

Beispiel (Angaben gelten für 2023):

Einmalzahlung nach dem Ende der Beschäftigung

Mitarbeiter Y hat vom 1. Januar 2023 bis zum 31. August 2023 bei der Firma Z gearbeitet. Im Jahr 2023 betrug sein Gehalt 4.525 Euro pro Monat. Im November 2023 werden ihm mit 2.200 Euro nachträglich zwei Wochen Urlaub vergütet, die er nicht mehr in Anspruch genommen hat.

Diese Einmalzahlung wird dem letzten Monat seiner Beschäftigung, in diesem Beispiel dem Monat August zugeordnet.

  • Sozialversicherungstage bis Ende August: 240
  • Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Krankenversicherung:
    59.850 : 360 x 240 = 39.900 Euro
  • Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Rentenversicherung:
    87.600 : 360 x 240 = 58.400 Euro

Laufendes Gehalt bis einschließlich August: 36.200 Euro

Damit liegt Mitarbeiter Y mit 3.700 Euro unter der Grenze für die Krankenversicherung und mit 22.200 Euro unter der Grenze für die Rentenversicherung.

Für die Urlaubsabgeltung bedeutet das Folgendes:

In der Krankenversicherung und in der Rentenversicherung ist die gesamte Urlaubsabgeltung beitragspflichtig.

Einmalzahlungen sind beitragsfrei,

  • wenn sie in dem Kalenderjahr, das auf das Ende des Arbeitsverhältnisses folgt, nach dem 31. März gezahlt werden oder
  • wenn sie bei Weiterbestehen des Beschäftigungsverhältnisses in einem Kalenderjahr gezahlt werden, in dem bis zum Zeitpunkt der Zahlung kein laufendes Arbeitsentgelt angefallen ist. Dies kann zum Beispiel Mitarbeiter betreffen, die Jugend- bzw. Bundesfreiwilligendienst leisten oder zum Zeitpunkt der Einmalzahlung eine Elternzeit genommen haben.

Für Einmalzahlungen, die im ersten Quartal eines Kalenderjahres ausgezahlt werden, gilt eine Besonderheit: Sie werden dem letzten Gehaltsmonat des vergangenen Jahres, in der Regel dem Monat Dezember, zugeordnet, wenn

  • im vergangenen Jahr bei demselben Arbeitgeber ein Beschäftigungsverhältnis bestanden hat und
  • wenn im aktuellen Kalenderjahr die Beitragsbemessungsgrenze zur Krankenversicherung überschritten wird.
Beispiel (Angaben gelten für 2023):
Märzklausel:

Mitarbeiter G ist seit dem 1. Oktober 2022 bei der Firma H beschäftigt. Mitarbeiter G verdient pro Monat 4.350 Euro. Im März 2023 erhält er eine Gratifikation in Höhe von 2.000 Euro.

  • Laufendes Arbeitsentgelt bis einschließlich März: 13.050 Euro
  • Einmalzahlung im März: 2.000 Euro
  • Gesamteinkünfte: 15.050 Euro
  • Sozialversicherungstage bis Ende März: 90
  • Anteilige Jahresbemessungsgrenze Krankenversicherung:
    59.850 : 360 x 90 = 14.962,50 Euro

Die Gesamteinkünfte im 1. Quartal übersteigen die anteilige Bemessungsgrenze um 87,50 Euro. Die Einmalzahlung im März muss nicht dem laufenden, sondern dem vorangegangenen Kalenderjahr (Abrechnungsmonat Dezember) zugeordnet werden.