Datenaustausch bei Entgeltersatzleistungen
Daten zur Berechnung von Krankengeld, Kinderkrankengeld oder Mutterschaftsgeld (Entgeltersatzleistungen) übermitteln Unternehmen elektronisch an die Krankenkassen. Die elektronische Datenübermittlung ist auch erforderlich, wenn andere Sozialleistungsträger eine Entgeltersatzleistung erbringen (zum Beispiel Verletztengeld durch eine Berufsgenossenschaft oder Übergangsgeld durch den Rentenversicherungsträger).
Als Unternehmen können Sie Folgendes übermitteln:
Die Verdienstbescheinigung zur Berechnung von Entgeltersatzleistungen und die Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen.
Anfordern können Sie:
- Informationen über Vorerkrankungszeiten
- Die Höhe der Entgeltersatzleistung
- Das Ende der Entgeltersatzleistungen
Datenaustauschverfahren Arbeitgebende und Krankenkasse
Für die Übermittlung der Daten ist der Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL) für die Arbeitgebende und Sozialversicherungsträger verpflichtend vorgeschrieben. Die Meldungen zu den Entgeltersatzleistungen sind daher ausschließlich im Verfahren DTA EEL – und nicht mehr in Papierform – zu übermitteln.
Übermittlungsverpflichtung der Arbeitgebenden
Sind Beschäftigte für längere Zeit arbeitsunfähig, erhalten sie nach der Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgebenden von ihrer Krankenkasse Krankengeld. Dies gilt ebenso, wenn eine Zahlung von Kinderkrankengeld oder Mutterschaftsgeld erforderlich ist. Die Krankenkasse benötigt hierzu zeitnah die zur Berechnung der Entgeltersatzleistung notwendigen Daten, insbesondere Informationen über die Höhe des Arbeitsentgelts.
Sobald für Arbeitgebende ersichtlich ist, dass für weiterhin arbeitsunfähig erkrankte Beschäftigte der Entgeltfortzahlungsanspruch endet oder Krankengeld aufgrund der Erkrankung eines Kindes von der Krankenkasse zu zahlen ist, löst der Arbeitgebende einen Datensatz an die Krankenkasse aus. Er beinhaltet die für die Berechnung des Krankengelds notwendigen Daten.
Zahlt das Unternehmen während der Zeit, in der die beschäftigte Person Krankengeld erhält, einen Zuschuss zum Krankengeld oder wird ein geldwerter Vorteil weiter gewährt, so hat das Unternehmen diese Information und notwendige Daten hierzu ebenfalls der Krankenkasse zu übermitteln.
Übermittlungsverpflichtung der Krankenkasse
Werden Beschäftigte arbeitsunfähig krank, zahlt das Unternehmen das Entgelt für sechs Wochen fort (mit Ausnahmen). Vorerkrankungen in den letzten sechs Monaten vor der Arbeitsunfähigkeit werden auf den Anspruch angerechnet, wenn die Krankheiten auf derselben Ursache beruhen. Zur Prüfung, ob die Krankheiten in einem ursächlichen Zusammenhang stehen, wendet sich das Unternehmen an die Krankenkasse der arbeitnehmenden Person. Die Anfrage erfolgt über den Datenaustausch Entgeltersatzleistungen. Die notwendige Rückmeldung der Krankenkasse erfolgt ebenfalls maschinell.
Die Anfrage des Unternehmens darf allerdings nur dann erfolgen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit liegt ein Nachweis vor.
- In den letzten sechs Monaten vor Beginn der aktuellen Arbeitsunfähigkeit liegt mindestens eine bescheinigte Vorerkrankung.
Annahmestellen
Die Datenannahmestellen der gesetzlichen Krankenkassen fungieren bei dem Datenaustausch Entgeltersatzleistungen als Annahme- und Weiterleitungsstellen. Der Arbeitgebende übermittelt die Daten an die Datenannahmestelle der Krankenkasse, bei der die arbeitnehmende Person gesetzlich krankenversichert ist. Sofern keine Mitgliedschaft bei einer gesetzlichen Krankenkasse besteht, zum Beispiel bei privat versicherten Personen, wird die Meldung nach Wahl des Arbeitgebers an eine Datenannahmestelle einer gesetzlichen Krankenkasse übermittelt.
Die Datenannahmestelle der Krankenkasse bestätigt dem Arbeitgebenden die Datenlieferung und prüft die Daten auf Plausibilität. Der Arbeitgebende erhält eine Verarbeitungsbestätigung mit dem Ergebnis der Plausibilitätsprüfung. Eine positive Verarbeitungsmeldung ist verzichtbar, nicht aber die Rückmeldung einer negativen Verarbeitungsbestätigung.
Damit die Rückmeldungen der Krankenkasse, die ebenfalls über die Datenannahmestelle laufen und regelmäßig vom Unternehmen abzurufen sind, stets richtig adressiert sind, werden Veränderungen der Adressierung des Arbeitgebenden der Datenannahmestelle über einen speziellen Abgabegrund gemeldet. So kann das Unternehmen während der Krankengeldzahlung an Beschäftigte relevante Angaben ändern, wie beispielsweise die Beauftragung eines Steuerbüros oder eines Lohnbüros.