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Beitragspflicht bei Einmalzahlungen

Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt sind Zuwendungen, die dem Arbeitsentgelt zuzurechnen sind und nicht für die Arbeit in einem einzelnen Entgeltabrechnungszeitraum gezahlt werden.

Zu den Einmalzahlungen gehören:

  • Urlaubs- und Weihnachtsgeld
  • Gewinnbeteiligungen und Gratifikationen
  • Auszahlungen von nicht in Anspruch genommenem Urlaub
  • Jubiläumszuwendungen, Heirats- und Geburtsbeihilfen

Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt versicherungspflichtig Beschäftigter ist grundsätzlich dem Entgeltabrechnungszeitraum zuzuordnen, in dem es gezahlt wird. Sofern die Zahlung nach Beendigung oder bei Ruhen des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt, ist das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt dem letzten Entgeltzahlungszeitraum des laufenden Kalenderjahres zuzuordnen, auch wenn dieser nicht mit Arbeitsentgelt belegt ist (§ 23a SGB IV).

Einmalzahlungen sind, sofern die Bemessungsgrenzen nicht überschritten werden, beitragspflichtig in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.

Beitragspflicht gilt aber nur dann, wenn eine vertraglich vereinbarte Einmalzahlung auch tatsächlich ausgezahlt wird.

Inhalt

Ermittlung der Beiträge

Für die Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge werden Einmalzahlungen normalerweise dem Gehaltsmonat zugeordnet, in dem sie ausgezahlt werden. Um festzustellen, ob und bis zu welcher Höhe für eine Einmalzahlung Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen, muss die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze bis zu dem Monat ermittelt werden, in dem die Sonderzahlung stattfindet. Grundlage dafür sind die sogenannten Sozialversicherungstage. Die jährlichen Beitragsbemessungsgrenzen werden durch 360 geteilt und anschließend mit der Anzahl der bereits angefallenen Sozialversicherungstage multipliziert. Beitragsfreie Zeiten, zum Beispiel während des Bezugs von Krankengeld, sowie Beschäftigungszeiten bei einem anderen Arbeitgeber werden dabei nicht mitgezählt.

Erhalten die Mitarbeiter mehrere Einmalzahlungen pro Jahr, also zum Beispiel im Juli Urlaubs- und im November Weihnachtsgeld, muss für die Feststellung der Beitragsspflicht bei der Zahlung des Weihnachtsgeldes die erste Sonderzahlung mitberücksichtigt werden. Sofern sie beitragspflichtig war, wird sie zum bereits erhaltenen laufenden Gehalt addiert.

Beispiele (Angaben gelten für 2012):
Mehrere Einmalzahlungen innerhalb eines Kalenderjahres

Mitarbeiter A ist seit dem 1. Mai des Vorjahres bei der Firma B (Sitz: alte Bundesländer) beschäftigt. Er verdient pro Monat 3.800,- Euro. Im Juli des laufenden Kalenderjahres erhält er 1.000,- Euro Urlaubsgeld, im November 2.000,- Euro Weihnachtsgeld.

Feststellung der Beitragspflicht beim Urlaubsgeld
  • Sozialversicherungstage bis Ende Juli: 210
  • Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Krankenversicherung: 45.900 : 360 x 210 = 26.775,- Euro
  • Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Rentenversicherung: 67.200 : 360 x 210 = 39.200,- Euro
  • Laufendes Gehalt bis einschließlich Juli: 26.600,- Euro

Damit liegt Mitarbeiter A mit 175,- Euro unter der Grenze für die Krankenversicherung und mit 12.600,- Euro unter der Grenze für die Rentenversicherung.

Für sein Urlaubsgeld bedeutet das Folgendes:

In der Krankenversicherung sind 175,- Euro des Urlaubsgeldes beitragspflichtig, die restlichen 825,- Euro sind beitragsfrei. In der Rentenversicherung ist das gesamte Urlaubsgeld beitragspflichtig.

Feststellung der Beitragspflicht beim Weihnachtsgeld:
  • Sozialversicherungstage bis Ende November: 330
  • Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Krankenversicherung: 45.900 : 360 x 330 = 42.075,- Euro
  • Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Rentenversicherung: 67.200 : 360 x 330 = 61.600,- Euro
Krankenversicherung:
  • Laufendes Gehalt bis einschließlich November: 41.800,- Euro
  • Zuzüglich beitragspflichtiger Anteil des Urlaubsgeldes im Juli: 175,- Euro
  • Ergeben an Gesamteinkünften: 41.975,- Euro

Damit liegt Mitarbeiter A mit 100,- Euro unter der anteiligen Bemessungsgrenze für die Krankenversicherung.

Rentenversicherung:
  • Laufendes Gehalt bis einschließlich November: 41.800,- Euro
  • Zuzüglich beitragspflichtiges Urlaubsgeld im Juli: 1.000,- Euro
  • Ergeben an Gesamteinkünften: 42.800,- Euro

Damit liegt Mitarbeiter A mit 18.800,- Euro unter der Grenze für die Rentenversicherung.

Für sein Weihnachtsgeld bedeutet das Folgendes:

In der Krankenversicherung sind 100,- Euro des Weihnachtsgeldes beitragspflichtig, die restlichen 1.900,- Euro sind beitragsfrei. In der Rentenversicherung ist das gesamte Weihnachtsgeld beitragspflichtig.

Während einer beitragsfreien Zeit

Erhält ein Mitarbeiter in dem Monat, in dem eine Einmalzahlung gewährt wird, kein laufendes Arbeitsentgelt, weil er zum Beispiel Krankengeld bezieht oder Elternzeit genommen hat, wird die Einmalzahlung dennoch diesem Monat zugeordnet. Die Feststellung der Beitragspflicht erfolgt nach dem gleichen Muster wie im Beispiel oben. Allerdings wird hier unter dem laufenden Gehalt nur das tatsächlich gezahlte Arbeitsentgelt berücksichtigt. Bei den Sozialversicherungstagen zählen nur die Kalendertage, an denen Beitragspflicht bestanden hat.

Beispiel (Angaben gelten für 2012):
Einmalzahlung während des Bezuges von Krankengeld:

Mitarbeiter C ist seit dem 1. August des Vorjahres bei der Firma D beschäftigt. Er verdient pro Monat 2.700,- Euro. Seit dem 21. Juni des laufenden Kalenderjahres bezieht er Krankengeld. Im Juli erhält er während seiner Arbeitsunfähigkeit 1.500,- Euro Urlaubsgeld.

  • Sozialversicherungstage bis Ende Juli: 170 (210 – 40 beitragsfreie Tage des Krankengeldbezuges)
  • Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Krankenversicherung: 45.900 : 360 x 170 = 21.675,- Euro
  • Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Rentenversicherung: 67.200 : 360 x 170 = 31.733,33 Euro
  • Laufendes Gehalt bis einschließlich Mai (5 x 2.700 Euro): 13.500,- Euro
  • Laufendes Gehalt Juni (geringeres Gehalt wegen Krankengeldbezug): 1.800,- Euro
  • Gesamt: 15.300,- Euro

Damit liegt Mitarbeiter C mit 6.375,- Euro unter der Grenze für die Kranken- und mit 16.433,33 Euro unter der Grenze für die Rentenversicherung.

Für sein Urlaubsgeld bedeutet das Folgendes:

Sowohl in der Kranken- als auch in der Rentenversicherung ist das Urlaubsgeld in voller Höhe beitragspflichtig.

Berücksichtigung von unbezahltem Urlaub

Da auch während eines unbezahlten Urlaubs Versicherungspflicht besteht, müssen hier die Sozialversicherungstage in voller Höhe berücksichtigt werden. Beim laufenden Gehalt werden jedoch nur die tatsächlich ausgezahlten Bezüge angerechnet.

Beispiel (Angaben gelten für 2012):
Unbezahlter Urlaub während des Beurteilungszeitraums:

Mitarbeiter E ist seit dem 1. Februar des Vorjahres bei der Firma F beschäftigt. Er verdient pro Monat 3.680,- Euro. Vom 1. bis 31. Mai des laufenden Kalenderjahres nimmt er unbezahlten Urlaub. Im Dezember erhält er ein volles Gehalt als Weihnachtsgeld.

Sozialversicherungstage bis Ende Dezember: 360, d. h. die Bemessungsgrenzen werden hier in voller Höhe zugrunde gelegt.

  • Krankenversicherung: 45.900,- Euro
  • Rentenversicherung (alte Bundesländer): 67.200,- Euro
  • Laufendes Gehalt im aktuellen Kalenderjahr (11 x 3.680,- Euro, ein Monatsgehalt entfällt aufgrund des unbezahlten Urlaubs): 40.480,- Euro
  • Damit liegt Mitarbeiter E mit 5.420,- Euro unter der Grenze für die Kranken- und mit 26.720,- Euro unter der Grenze für die Rentenversicherung.

Für sein Weihnachtsgeld bedeutet das Folgendes:

Sowohl in der Kranken- als auch in der Rentenversicherung ist das Weihnachtsgeld in voller Höhe beitragspflichtig.

Hätte Mitarbeiter E keinen unbezahlten Urlaub genommen, wäre das Weihnachtsgeld in der Krankenversicherung nur mit 1.740,- Euro beitragspflichtig gewesen. In der Rentenversicherung hätte sich nichts geändert.

Einmalzahlung nach Beendigung der Beschäftigung

Erhält ein Mitarbeiter, der den Betrieb verlassen hat, nachträglich noch eine Einmalzahlung, zum Beispiel eine Vergütung von nicht in Anspruch genommenem Urlaub, so wird sie dem letzten Monat der Beschäftigung zugeordnet. Das Gleiche gilt, wenn die Einmalzahlung während einer Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses, zum Beispiel aufgrund von Wehr- oder Zivildienst oder während eines unbezahlten Urlaubs, anfällt. Zur Feststellung der Sozialversicherungspflicht ermitteln Sie die anteiligen Bemessungsgrenzen bis einschließlich des letzten Monats, in dem der Mitarbeiter in Ihrem Betrieb gearbeitet hat.

Beispiel (Angaben gelten für 2012):
Einmalzahlung nach dem Ende der Beschäftigung

Mitarbeiter Y hat vom 1. April 2001 bis zum 31. August des laufenden Kalenderjahres bei der Firma Z gearbeitet. Im letzten Jahr seiner Beschäftigung betrug sein Gehalt 3.800,- Euro pro Monat. Im November des laufenden Kalenderjahres werden ihm mit 1.700,- Euro nachträglich zwei Wochen Urlaub vergütet, die er nicht mehr in Anspruch genommen hat.

Diese Einmalzahlung wird dem letzten Monat seiner Beschäftigung, in diesem Beispiel dem Monat August zugeordnet.

  • Sozialversicherungstage bis Ende August: 240
  • Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Krankenversicherung: 45.900 : 360 x 240 = 30.600,- Euro
  • Anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze Rentenversicherung: 67.200 : 360 x 240 = 44.800,- Euro

Laufendes Gehalt bis einschließlich August: 30.400,- Euro

Damit liegt Mitarbeiter Y mit 200,- Euro unter der Grenze für die Krankenversicherung und mit 14.400,- Euro unter der Grenze für die Rentenversicherung.

Für die Urlaubsabgeltung bedeutet das Folgendes:

In der Krankenversicherung sind 200,- Euro beitragspflichtig, die restlichen 1.500,- Euro sind beitragsfrei. In der Rentenversicherung ist die gesamte Urlaubsabgeltung beitragspflichtig.

Einmalzahlungen sind beitragsfrei,

  • wenn sie in dem Kalenderjahr, das auf das Ende des Arbeitsverhältnisses folgt, nach dem 31. März gezahlt werden oder
  • wenn sie bei Weiterbestehen des Beschäftigungsverhältnisses in einem Kalenderjahr gezahlt werden, in dem bis zum Zeitpunkt der Zahlung kein laufendes Arbeitsentgelt angefallen ist. Dies kann z. B. Mitarbeiter betreffen, die Wehr- oder Zivildienst leisten oder Elternzeit genommen haben.

Märzklausel:

Für Einmalzahlungen, die im ersten Quartal eines Kalenderjahres ausgezahlt werden, gilt eine Besonderheit: Sie werden dem letzten Gehaltsmonat des vergangenen Jahres, also in der Regel dem Monat Dezember, zugeordnet, wenn

  • im vergangenen Jahr bei demselben Arbeitgeber ein Beschäftigungsverhältnis bestanden hat und
  • wenn im aktuellen Kalenderjahr die Beitragsbemessungsgrenze zur Krankenversicherung überschritten wird.
Beispiel (Angaben gelten für 2012):
Märzklausel:

Mitarbeiter G ist seit dem 1. Oktober 2003 bei der Firma H beschäftigt. Mitarbeiter G verdient pro Monat 3.500,- Euro. Im März des laufenden Kalenderjahres erhält er eine Gratifikation in Höhe von 1.800,- Euro.

  • Laufendes Arbeitsentgelt bis einschließlich März: 10.500,- Euro
  • Einmalzahlung im März: 1.800,- Euro
  • Gesamteinkünfte: 12.300,- Euro
  • Sozialversicherungstage bis Ende März: 90
  • Anteilige Jahresbemessungsgrenze Krankenversicherung: 45.900 : 360 x 90 = 11.475,- Euro

Die Gesamteinkünfte im 1. Quartal übersteigen die anteilige Bemessungsgrenze um 825,- Euro. Die Einmalzahlung im März muss also nicht dem laufenden, sondern dem vorangegangenen Kalenderjahr (Abrechnungsmonat Dezember) zugeordnet werden.