Fragen und Antworten zur digitalen Krankschreibung (eAU)

Informationen für Versicherte

Seit dem 1. Oktober 2021 haben Arztpraxen die Möglichkeit, die Krankschreibung für die Krankenkasse direkt und digital an uns zu übermitteln.

Die digitale Krankschreibung, oder auch eAU, steht für elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Das ist Ihre Krankschreibung, die in digitaler Form direkt und sicher von Ihrer Arztpraxis an uns übermittelt wird.

Wenn die Arztpraxis an die notwendige Technik angeschlossen ist, werden die Arbeitsunfähigkeitsdaten digital an die IKK Südwest übertragen. Nimmt Ihre behandelnde Praxis am digitalen Übermittlungsverfahren teil, erhalten Sie nur noch die Ausfertigung für Ihre Unterlagen und einen weiteren Durchschlag für Ihren Arbeitgeber oder die Agentur für Arbeit. Legen Sie Ihrem Arbeitgeber weiterhin den Durschlag in Papierform vor.

Gilt das neue digitale Verfahren für alle Ärztinnen und Ärzte?

Ja, die eAU gilt für alle Vertragspraxen in Deutschland.

  • Ärztinnen und Ärzte können die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) seit dem 1. Oktober 2021 nutzen.
  • Rechtlich verpflichtend ist die Übermittlung der eAU durch Arztpraxen zum 1. Januar 2022 geworden.

Was, wenn die Praxis noch keine eAU übermitteln kann?

In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten:

  • In der ersten Variante erhalten Versicherte eine mittels Stylesheet erzeugte AU auf Papier. Die Patienten leiten diese Informationen dann an Krankenkasse und Arbeitgeber weiter.
  • Ist auch das nicht möglich, händigen Ärztinnen und Ärzte im Krankheitsfall weiterhin den „gelben Schein“ (Muster 1) mit allen Durchschlägen aus.

Wohin sende ich die Krankmeldung?

Seit dem 1. Januar 2022 schicken uns die Praxen elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) digital zu. Hat auch Ihre Arztpraxis uns die Krankschreibung bereits elektronisch eingereicht, brauchen wir keinen weiteren Nachweis mehr von Ihnen.

Nimmt Ihr Arzt noch nicht an dem neuen Verfahren teil oder sollte der elektronische Versand einmal nicht klappen, können Sie die Krankmeldung bequem und sicher über Ihre Online-Geschäftsstelle beziehungsweise Ihre IKK Südwest-App hochladen.

Alternativ können Sie uns die Krankmeldung auch per

  • Fax: 06 81/38 76-2799
  • E-Mail: info@ikk-sw.de
  • Post: IKK Südwest, 66098 Saarbrücken zukommen lassen.

Es ist nicht notwendig, dass Sie die Krankmeldung im Original vorlegen.

Wann muss ich meine Krankmeldung bei der IKK Südwest einreichen?

Sie erhalten von Ihrem Arzt einen Ausdruck der Krankmeldung zur Vorlage bei uns

  • Wenn Ihr Arzt noch nicht am elektronischen Verfahren zur Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsdaten teilnimmt.
  • Falls der elektronische Versand nicht funktioniert.

Bitte reichen sie die Krankmeldung bei uns ein.

Beachten Sie bitte, dass die Krankmeldung innerhalb einer Woche bei Ihrer IKK Südwest vorliegen muss. Senden Sie uns deshalb bitte Ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung immer direkt zu, am besten schnell und unbürokratisch über Ihre Online-Geschäftsstelle beziehungsweise Ihre IKK Südwest-App.

Alternativ können Sie uns die Krankmeldung auch per

  • Fax: 06 81/38 76-2799
  • E-Mail: info@ikk-sw.de
  • Post: IKK Südwest, 66098 Saarbrücken zukommen lassen.

Es ist nicht notwendig, dass Sie die Krankmeldung im Original vorlegen.

Was muss ich mit den anderen Ausdrucken machen, die ich von meiner Arztpraxis bekommen habe?

  • Trotz der digitalen Krankschreibung erhalten IKK Südwest-Versicherte zwei Ausdrucke in Papierform. Einer ist für die eigenen Unterlagen bestimmt. Der zweite (ohne Angaben von Diagnosen) muss noch an den Arbeitgeber gesendet werden.
  • Ab dem 1. Januar 2023 wird sich aber auch das ändern. Bis dahin werden die technischen Voraussetzungen geschaffen, damit wir alle relevanten Daten über Ihre Arbeitsunfähigkeit auch sicher an Ihren Arbeitgeber übermitteln können. Angaben zu Ihrem Arzt oder Ihrer Diagnose bleiben dabei selbstverständlich Privatsache.

Kann die IKK Südwest mir eine Übersicht meiner Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen zur Verfügung stellen?

  • Grundsätzlich sollten Sie die Ausfertigung für Versicherte als Nachweise nutzen.
  • Die IKK Südwest kann Ihnen auf Anfrage jedoch auch eine Übersicht Ihrer uns gemeldeten Arbeitsunfähigkeitszeiten zusenden.
  • Bitte beachten Sie, dass wir diese Nachweise aus Datenschutzgründen immer nur Ihnen persönlich zusenden können. Außerdem dürfen wir Ihre Daten nicht länger als sechs Jahre speichern.
  • Tipp: In der IKK Südwest-App können Sie uns vorliegende Krankmeldungen unter “eAU” einsehen. Melden Sie sich einfach in der IKK Südwest-App an.

Kann ich von meinem Arzt eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung per Telefon erhalten?

Vertragsärztinnen und -ärzte haben ab dem 4. August 2022 erneut die Möglichkeit, ihren Patientinnen und Patienten nach telefonischer Anamnese eine Arbeitsunfähigkeit (AU) für bis zu sieben Kalendertage zu bescheinigen. Bei fortdauernder Erkrankung ist telefonisch eine einmalige Verlängerung der AU-Bescheinigung um weitere sieben Kalendertage möglich. Diese Sonderregelung ist bis zum 31. März 2023 befristet. Die Entscheidung, ob es medizinisch vertretbar ist, jemanden telefonisch krankzuschreiben, trifft in jedem Fall die Ärztin oder der Arzt.

Informationen für Arbeitgeber

Das digitale Übermittlungsverfahren wurde für alle Arztpraxen zum 1. Juli 2022 verpflichtend eingeführt. Ab dem 1. Januar 2023 soll die Weiterleitung der Arbeitsunfähigkeitsdaten an den Arbeitgeber ebenfalls nur noch digital erfolgen. Zuständig dafür sind nicht die Praxen, sondern die Krankenkassen. Sie stellen den Arbeitgebern die Informationen zur Arbeitsunfähigkeit elektronisch zur Verfügung. Arbeitgeber sind ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsdaten erkrankter Mitarbeiter elektronisch bei deren Krankenkasse abzurufen. Seit dem 1. Januar 2022 läuft hierzu ein Pilotverfahren, an dem interessierte Unternehmen erste Erfahrungen mit dem zukünftigen digitalen Übermittlungsverfahren sammeln können.

Wie werden die Arbeitsunfähigkeitsdaten künftig an die Arbeitgeber übermittelt?

Wenn Mitarbeitende sich bei Ihnen krankmelden oder Sie durch Dritte über eine Arbeitsunfähigkeit informiert werden, können Sie über Ihre Software eine Anfrage an die IKK Südwest senden. Sobald uns die Arbeitsunfähigkeitsdaten von der Arztpraxis übermittelt wurden, erhalten Sie eine Antwort in Ihre Software zurück. Die gesamte Kommunikation rund um die Krankmeldung ist über den digitalen Datenaustausch sichergestellt.

Was müssen Arbeitgeber bei der Anfrage zur eAU beachten?

Wenn durch die Krankenkasse kein relevanter Arbeitsunfähigkeitszeitraum festgestellt werden konnte, erfolgt eine elektronische Rückmeldung mit Grund „4 = eAU oder Zeiten eines stationären Aufenthaltes liegen nicht vor“. Die Rückmeldung stellt für das Unternehmen eine Zwischennachricht dar, während die Krankenkasse weitere 14 Tage regelmäßig prüft, ob entsprechende eAU-Daten eingehen. Ist dies der Fall, werden die Daten ohne erneute Aufforderung übermittelt.

Müssen Arbeitnehmende weiterhin Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen vorlegen?

Arbeitnehmende müssen ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr in Papierform einreichen. Grundsätzlich sind Arbeitnehmende weiterhin verpflichtet, das Unternehmen unverzüglich über das Vorliegen der Arbeitsunfähigkeit und deren Dauer zu informieren, um Entgeltfortzahlungsansprüche geltend machen zu können.

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