Fragen und Antworten zur digitalen Krankschreibung (eAU)

Arztpraxen übermitteln Krankmeldungen grundsätzlich direkt und digital an uns.

Die digitale Krankschreibung, oder auch eAU, steht für elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Das ist Ihre Krankschreibung, die in digitaler Form direkt und sicher von Ihrer Arztpraxis an uns übermittelt wird

Wenn die Arztpraxis an die notwendige Technik angeschlossen ist, werden die Arbeitsunfähigkeitsdaten digital an die IKK Südwest übertragen. Nimmt Ihre behandelnde Praxis am digitalen Übermittlungsverfahren teil, erhalten Sie nur noch die Ausfertigung für Ihre Unterlagen.

Ab dem 1. Januar 2023 müssen alle Arbeitgebenden die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ihrer Beschäftigten elektronisch bei den Krankenkassen abfragen. Die Papiermeldung entfällt grundsätzlich.

Gilt das neue digitale Verfahren für alle Ärztinnen und Ärzte?

Ja, die eAU gilt für alle Vertragspraxen in Deutschland.

Was, wenn die Praxis noch keine eAU übermitteln kann?

In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten:

• In der ersten Variante erhalten Versicherte eine mittels Stylesheet erzeugte AU auf Papier. Die Patienten leiten diese Informationen dann an Krankenkasse und Arbeitgebenden weiter.
• Ist auch das nicht möglich, händigen Ärztinnen und Ärzte im Krankheitsfall weiterhin den „gelben Schein“ (Muster 1) mit allen Durchschlägen aus.

Wann muss ich meine Krankmeldung bei der IKK Südwest einreichen?

Normalerweise wird die eAU automatisch an die IKK Südwest übermittelt.

Sollte dies aus technischen Gründen ausnahmsweise nicht möglich sein, erhalten Sie einen Papierausdruck zur Vorlage bei uns, die Sie dann bitte umgehend bei uns einreichen.

Es ist nicht notwendig, dass Sie die Krankmeldung im Original vorlegen.

Als Versicherter der IKK Südwest haben Sie mehrere Möglichkeiten, uns Ihre Krankmeldung zukommen zu lassen.

Kann die IKK Südwest mir eine Übersicht meiner Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen zur Verfügung stellen?

• Grundsätzlich sollten Sie die Ausfertigung für Versicherte als Nachweise nutzen.
• Die IKK Südwest kann Ihnen auf Anfrage jedoch auch eine Übersicht Ihrer uns gemeldeten Arbeitsunfähigkeitszeiten zusenden.
• Bitte beachten Sie, dass wir diese Nachweise aus Datenschutzgründen immer nur Ihnen persönlich zusenden können. Außerdem dürfen wir Ihre Daten nicht länger als sechs Jahre speichern.
• Tipp: In der IKK-Südwest-App können Sie uns vorliegende Krankmeldungen unter eAU einsehen. Melden Sie sich einfach in der IKK-Südwest-App an.

Kann ich von meiner Arztpraxis eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung per Telefon erhalten?

Eine telefonische Krankschreibung von bis zu 5 Kalendertagen ist möglich, sofern es sich um Krankheitsbilder mit „absehbar nicht schweren Verlauf“ handelt. Voraussetzung für die telefonische Krankschreibung ist, dass keine Videosprechstunde möglich ist und die Patientinnen und Patienten der Arztpraxis bekannt sind.

Des Weiteren kann die telefonische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für Patientinnen und Patienten ausgestellt werden, wenn für diese eine öffentlich-rechtliche Pflicht oder Empfehlung zur Absonderung besteht. Die Krankschreibung kann bis zu sieben Kalendertagen erfolgen, maximal bis zum Ablauf der Pflicht oder Empfehlung zur Absonderung.

Wie werden die Arbeitsunfähigkeitsdaten künftig an die Arbeitgebenden übermittelt?

Wenn Mitarbeitende sich bei Ihnen krankmelden oder Sie durch Dritte über eine Arbeitsunfähigkeit informiert werden, können Sie über Ihre Software eine Anfrage an die IKK Südwest senden. Sobald uns die Arbeitsunfähigkeitsdaten von der Arztpraxis übermittelt wurden, erhalten Sie eine Antwort in Ihre Software zurück. Die gesamte Kommunikation rund um die Krankmeldung ist über den digitalen Datenaustausch sichergestellt.

Was müssen Arbeitgebende bei der Anfrage zur eAU beachten?

Wenn durch die Krankenkasse kein relevanter Arbeitsunfähigkeitszeitraum festgestellt werden konnte, erfolgt eine elektronische Rückmeldung mit Grund „4 = eAU oder Zeiten eines stationären Aufenthaltes liegen nicht vor“. Die Rückmeldung stellt für das Unternehmen eine Zwischennachricht dar, während die Krankenkasse weitere 14 Tage regelmäßig prüft, ob entsprechende eAU-Daten eingehen. Ist dies der Fall, werden die Daten ohne erneute Aufforderung übermittelt.

Müssen Arbeitnehmende weiterhin Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen vorlegen?

Arbeitnehmende müssen ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr in Papierform einreichen. Grundsätzlich sind Arbeitnehmende weiterhin verpflichtet, das Unternehmen unverzüglich über das Vorliegen der Arbeitsunfähigkeit und deren Dauer zu informieren, um Entgeltfortzahlungsansprüche geltend machen zu können.

Arbeitshilfen und FAQ

• Der GKV-Spitzenverband stellt die Grundsätze für die Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten und eine Verfahrensbeschreibung auf seiner Seite Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten (eAU) zur Verfügung.
• In den Fragen und Antworten zum Datenaustausch (FAQ) des GKV-Spitzenverbands finden Sie hilfreiche Informationen.