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Elektronische Übertragung

Fragen und Antworten zu Meldungen online – Elektronische Übertragung

Seit dem 1. Januar 2006 dürfen die Krankenkassen nur noch elektronische Meldungen annehmen.

Wir haben die wichtigsten Fragen und Antworten zu den Möglichkeiten und Anforderungen für die elektronische Datenübertragung für Sie zusammengestellt.

Fragen

Welche Möglichkeiten der elektronischen Übertragung gibt es?

Wenn Sie bereits eine Software zur Lohnabrechnung einsetzen, können Sie folgende Möglichkeiten nutzen:

  • Die Datenfernübertragung (DFÜ) über Telefonleitungen, zum Beispiel mit der Krankenkassenkommunikationssystem-Software KKS-AG
  • Die verschlüsselte E-Mail; Verschlüsselung zum Beispiel mit dakota.ag, PERFIDIA, sv.net-online oder sv.net-classic (am besten ab Version 5)

Ich habe keinen eigenen PC mit Internetzugang. Was kann ich tun?

Fragen Sie in Ihrer IKK vor Ort nach, ob in einer Geschäftsstelle in Ihrer Nähe die Möglichkeit besteht, an einem PC mit Internetzugang Ihre Daten zu erfassen.

Sie können aber auch einen Dienstleister, wie zum Beispiel einen Steuerberater, beauftragen, die elektronischen Meldungen für Sie vorzunehmen. Dieser muss dann aber über eine Software zur elektronischen Übertragung verfügen.

Wie wird der Datenschutz gewährleistet?

Um die Daten vor Missbrauch zu schützen, müssen die Meldungen verschlüsselt übermittelt werden. Hierzu stehen verschiedene Verschlüsselungsmöglichkeiten zur Verfügung:

  • KKS-AG (bei Datenfernübertragung);
  • dakota.ag/PERFIDIA beim E-Mail-Versand und
  • sv.net

Kann ich die Daten direkt per E-Mail senden?

Nein, die Daten sind dann nicht verschlüsselt. Aus Datenschutzgründen ist die verschlüsselte Übermittlung der Daten zwingend notwendig.

Wie kann ich die Daten verschlüsseln?

Durch den Einsatz von Software, die diese Verschlüsselung übernimmt, zum Beispiel sv.net, dakota.ag oder PERFIDIA. Wenn Sie ein Lohn- und Abrechnungsprogramm verwenden, wird dies durch Ihren Softwarehersteller bzw. -betreuer eingerichtet.

Beim Einsatz von sv.net muss ein entsprechender Schlüssel beim Trustcenter der ITSG beantragt werden. Für sv.net-classic ab Version 5 benötigt man diesen Schlüssel nicht. Hier ist eine SSL-Verschlüsselung bereits eingebunden.

Wie lautet die E-Mail-Adresse der Annahmestelle der IKK?

Die E-Mail-Adresse lautet: ag@gkv-daten.de

Erhalten Sie die E-Mail direkt?

Ja. Die E-Mail erreicht direkt die Bitmarck Service GmbH. Von dort erhalten Sie zunächst eine Annahmebestätigung der von Ihnen versendeten E-Mail bzw. der im Anhang gelieferten Datei. Nachdem Ihre Daten dann eingelesen und verarbeitet worden sind, senden wir Ihnen eine Mitteilung über das Verarbeitungsergebnis Ihrer Daten. Dies erfolgt grundsätzlich per E-Mail.

Was muss ich bei der Datenfernübertragung per ISDN/Telefonleitung beachten?

Bei der Datenfernübertragung (DFÜ) werden die Daten per ISDN/Telefonleitung übermittelt. Aus datenschutzrechtlichen Gründen müssen die Daten verschlüsselt übermittelt werden.

Die Verschlüsselung erfolgt nach dem KKS-Standard (Krankenkassenkommunikationssystem). Zur Erstellung des notwendigen Transportprotokolls FTAM (File Transfer and Access Management) wird eine spezielle Software benötigt, die beim Anbieter des bisher eingesetzten Lohnabrechnungsprogramms erhältlich ist.

Technische Voraussetzungen (Mindestausstattung) :

  • Windows 2000, XP, Server 2003
  • Pentium III mit 800 MHz
  • 512 MB Hauptspeicher empfohlen
  • XGA-Karte mit 1024 x 768 Pixeln Auflösung
  • AVM ISDN-Karte inkl. ISDN-Basisanschluss
  • Kommunikationssoftware KKS-AG/FTAM

Wo erhalte ich die Krankenkassenkommunikationssystem-Software KKS-AG?

Sie erhalten die Krankenkassenkommunikationssystem-Software (KKS-AG) über die Firma Coconet in Erkrath, Telefon: 02 11/2 49 02-0.

Alle notwendigen Informationen finden Sie auch unter: www.coconet.de

Was ist vor dem ersten Datenversand mit KKS-AG zu beachten?

Vor dem ersten Datenversand mit der Krankenkassenkommunikationssystem-Software muss einmalig ein Antrag zur Teilnahme am Datenaustausch bei der IKK gestellt werden.

Download:
Antrag zur Datenübertragung per DFÜ

Woher erhalte ich dakota.ag oder ähnliche Programme zum Datenversand per E-Mail?

Beim Datenversand per E-Mail müssen Ihre Daten verschlüsselt werden, zum Beispiel mit der Software dakota.ag. Die Software dakota.ag erhalten Sie beim Anbieter Ihres Lohnabrechnungsprogramms.

Folgende Technische Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

  • Standard PC mit Intel Prozessor, CD-ROM-Laufwerk, Internetzugang
  • Ab Windows 98, Windows 2000, Windows ME, Windows XP
  • Ca. 10 MB Festplattenspeicher
  • E-Mail-Software

Weitere Informationen können Sie auch über den Ansprechpartner bei der ITSG, Herrn Keller, Telefon: 0 61 06/85 26-0, erfragen.

Was kostet dakota.ag?

Da dakota.ag nur über Ihren Software-Lieferanten zu beziehen ist, müssen Sie die Kosten dort erfragen.

Nach Installation von dakota.ag fängt die Dateifolge-Nummer wieder mit 1 an. Können Sie die Datei trotzdem verarbeiten?

Ja. Wenn die fortlaufende Nummerierung nicht korrigiert werden kann, dann greift die Servicestelle der Bitmarck Service GmbH ein und sorgt für die Verarbeitung der Datei.

Muss ich nach dem Einsatz von dakota.ag wieder mit der Nummer 1 in der Dateifolge anfangen?

Nein, es ist sogar besser, wenn Sie auf der bisherigen Dateinummern-Reihenfolge aufsetzen.

Die Übertragung mit dakota.ag funktioniert nicht. Woran kann das liegen?

Überprüfen Sie bitte, ob Sie die korrekte E-Mail-Adresse verwenden: ag@gkv-daten.de

Wenn die richtige E-Mail-Adresse für die Datenannahmestelle der IKK hinterlegt ist, prüfen Sie bitte, ob Sie eine Annahmebestätigung erhalten haben. D. h. Sie sollten eine Eingangsbestätigung für Ihre E-Mail von ag@gkv-daten.de erhalten. Wenn Ihnen diese E-Mail zugestellt worden ist, wenden Sie sich bitte an die Datenannahmestelle der Bitmarck Service GmbH:

E-Mail: dav@bitmarck.de
Telefon: 0 22 04/44-460
Telefax: 0 22 04/44-185

Wenn Sie die Annahmebestätigung nicht erhalten haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Software-Lieferanten. Die Ursachen können dann zum Beispiel Systemeinstellungen oder Probleme mit dem E-Mail-Programm sein.

Was ist sv.net bzw. sv.net/online?

sv.net/classic ist ein Software-Produkt zur Erfassung, Verwaltung und Übermittlung von Beitragsnachweisen und Meldungen an die IKK und die anderen gesetzlichen Krankenkassen. Es wurde als Gemeinschaftsprojekt der Gesetzlichen Krankenversicherung entwickelt und ist qualitätsgeprüft. Arbeitgeber können sv.net/classic also auch dann nutzen, wenn ein Teil ihrer Mitarbeiter nicht bei der IKK, sondern bei einer anderen gesetzlichen Krankenkasse versichert ist. Ihr Vorteil: Sie haben mit einem Programm die Sozialversicherungsangelegenheiten für die gesamte gesetzlich krankenversicherte Belegschaft im Griff. Dazu kommt: Die Übermittlung der Daten über das Internet spart Zeit und Kosten. Mit der Anwendung sv.net/online können Sie sv.net auch online nutzen und Ihre Meldungen und Beitragsnachweise direkt im Internet erledigen.

Weitere Informationen zu sv.net und sv.net/online finden Sie hier.

Wie erfolgt die Datenübermittlung mit sv.net?

Die Datenübermittlung bei sv.net erfolgt über das Internet. Die Daten werden an die ITSG übermittelt und von dort über die Datenannahmestellen der Krankenkassen (in unserem Fall die Bitmarck Service GmbH) an die zuständige IKK weitergeleitet.

Ersetzt sv.net ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm?

sv.net ist kein Ersatz für ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm.

Die Betriebsnummern der Krankenkassen und Datenannahmestellen sind bei sv.net aber bereits hinterlegt.

Wo kann ich sv.net beziehen?

Nur über die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH, kurz ITSG: www.itsg.de. Dort finden Sie unter dem Stichwort sv.net alle Informationen.

Die ITSG-Hotline erreichen Sie Mo. – Do. von 8.30 – 12.30 und 13.30 – 17.00 Uhr, Fr. von 8.30 – 14.00 Uhr
Rufnummer: 01 80/50 09 37 71 (14 Cent pro Minute aus dem Festnetz der Deutschen Telekom, Mobilfunkpreise maximal 42 Cent pro Minute), Hotline E-Mail: hotline@itsg.de

Was kostet sv.net?

Sie können sv.net-classic und sv.net-online derzeit kostenlos beziehen.

Wer kann mir bei Fragen zur Anwendung von sv.net weiterhelfen?

Mit Fragen zu technischen Problemen bei der Benutzung wenden Sie sich bitte direkt an die ITSG.

Die ITSG-Hotline erreichen Sie Mo. – Do. von 8.30 – 12.30 und 13.30 – 17.00 Uhr, Fr. von 8.30 – 14.00 Uhr
Rufnummer: 01 80/50 09 37 71 (14 Cent pro Minute aus dem Festnetz der Deutschen Telekom, Mobilfunkpreise maximal 42 Cent pro Minute), Hotline E-Mail: hotline@itsg.de

Haben Sie eine fachliche Frage zur Sozialversicherung, ermitteln Sie bitte anhand der Ansprechpartnerliste in sv.net/classic und sv.net/online Ihre Kontaktperson einer Krankenkasse. Die Liste der Ansprechpartner können Sie hier sehen.

Nehmen auch andere Krankenkassen die Daten über sv.net an?

Ja, alle gesetzlichen Kassenkassen nehmen Daten, die über sv.net übermittelt werden, an. Sie müssen nur die Meldungen einzeln an die jeweiligen Annahmestellen der Krankenkassen senden.